Formální e-mail v angličtině je častým úkolem nejen v pracovním prostředí, ale také u jazykových zkoušek, jako jsou FCE (First Certificate in English) nebo CAE (Certificate in Advanced English). Správně napsaný formální e-mail ti pomůže působit profesionálně a zároveň získat cenné body u zkoušky. 🤓
💡 Pokud si nejsi jistý rozdílem mezi formální a neformální angličtinou, doporučujeme nejprve mrknout na náš předchozí článek Formální a neformální angličtina.
U zkoušek FCE a CAE se můžeš setkat s různými typy formálních e-mailů či dopisů, například:
- letter of application (žádost o zaměstnání nebo program),
- letter of complaint (stížnost),
- inquiry letter (žádost o informace).
☝️ Dnes už není mezi e-mailem a dopisem rozdíl – oba typy se píší stejným způsobem. V minulosti bylo potřeba u dopisů znát i formální zápis adres, ale to už naštěstí neplatí.
Struktura formálního e-mailu
Formální e-mail v angličtině má danou pevnou strukturu a řád, kterou je třeba dodržovat (obzvlášť, pokud se chystáš složit zkoušku pro certifikát).
| Struktura formálního e-mailu |
|---|
| 1. Oslovení (salutation) Dear... |
| 2. Úvodní odstavec (opening paragraph) I am ... / I am writing in regard of... |
| 3. Další odstavce (main content) 1 myšlenka = 1 odstavec |
| 4. Závěr (closing paragraph) poděkování, odkaz na budoucí komunikaci,... |
| 5. Podpis (sign-off) Yours... |
1. Oslovení
Pokud neznáme jméno toho, komu píšeme, používáme "Dear Sir or Madam". Pokud naopak známe jméno, píšeme konkrétně "Dear Mr Jones" nebo "Dear Ms Jones".
Mr = pan
Ms = paní / slečna – nevíme totiž, zda je žena vdaná nebo ne, proto používáme Ms.
Mrs = paní – používá se pro oslovení vdaných žen.
| Neznáme jméno | Dear Sir or Madam; To whom it may concern |
| Známe jméno | Dear Mr X; Dear Ms X |
Ms. / Ms
- Americká angličtina (AmE): vždy s tečkou → Ms., Mr., Dr.
- Britská angličtina (BrE): obvykle bez tečky → Ms, Mr, Dr
Takže záleží, jestli chceš psát e-mail v britském nebo americkém stylu.
Dear Mr Jones, / Dear Mr Jones
- Britská angličtina: po oslovení se píše čárka → Dear Mr Jones,
- Americká angličtina: tradičně se používá dvojtečka → Dear Mr. Jones:
(ale v méně formální e-mailové komunikaci se běžně objevuje i čárka, stejně jako v britské).
Ať už se rozhodneš pro britskou nebo americkou angličtinu, je třeba dodržet jednotný styl po celý e-mail. Když se tedy rozhodneš vynechat čárku na začátku, nedávej ji ani na konec k podpisu.
2. Úvodní odstavec (Opening paragraph)
První odstavec e-mailu by měl jasně vysvětlit, proč píšeme, a nastavit profesionální tón. Stačí 1–2 věty.
- I am writing to apply for the position / role of …
= Píši, abych se ucházel/a o pozici / roli … - I am writing in reference to your recent advertisement…
= Píši v reakci na Váš nedávný inzerát… - I am writing to complain about…
= Píši, abych si stěžoval/a na… - I am writing to express my dissatisfaction with…
= Píši, abych vyjádřil/a svou nespokojenost s… - I am writing to inquire about…
= Píši, abych se informoval o… - I am contacting you regarding…
= Obracím se na Vás ohledně… - I am reaching out to request…
= Obracím se na Vás s žádostí o…
3. Další odstavce (Main content)
V dalších odstavcích popisujeme důležité informace, ale stále dodržujeme pravidla pro psaní formální angličtiny. Také se držíme pravidla:
1 myšlenka = 1 odstavec
To nám totiž zaručí přehlednost a profesionalitu textu. Pro přehlednost také používáme spojky a další užitečné fráze:
| Začátek / navázání |
|---|
| With regard to… |
| In reference to… |
| Further to our conversation... |
| Regarding your request… |
| Upřesnění / vysvětlení |
|---|
| In other words, |
| That is to say, |
| In particular, |
| Specifically, |
| Příčina a důsledek |
|---|
| As a result, |
| Therefore, |
| Consequently, |
| For this reason, |
| Přidávání informací |
|---|
| In addition, |
| Moreover, |
| Furthermore, |
| As well as that, |
| Kontrast / omezení |
|---|
| However, |
| On the other hand, |
| Nevertheless, |
| Although… |
| Zdvořilé žádosti / návrhy |
|---|
| I would appreciate it if… |
| Would you be so kind as to… |
| I was wondering if you could… |
| Might I suggest… |
4. Závěr (Closing paragraph)
Závěrečný odstavec ve formálním e-mailu slouží k shrnutí sdělení, vyjádření očekávání nebo poděkování a měl by působit zdvořile a profesionálně. Není to ještě podpis (Sincerely, Best regards…), ale poslední věty před ním.
☝️ Závěr by měl:
- stručně shrnout, co očekáváte nebo co bude následovat
- vyjádřit ochotu ke spolupráci nebo další komunikaci
- poděkovat za čas či pozornost
✍️ Nejčastěji používané věty
- I look forward to your reply.
= Těším se na Vaši odpověď. - I look forward to hearing from you soon.
= Těším se, že se mi brzy ozvete. - Thank you for your time and consideration.
= Děkuji za Váš čas a zvážení mé žádosti. - Please let me know if you need any further information.
= Dejte mi prosím vědět, pokud budete potřebovat další informace. - Should you have any questions, feel free to contact me.
= Pokud byste měli jakékoli dotazy, neváhejte mě kontaktovat. - I would appreciate your feedback on this matter.
= Ocenil/a bych Vaši zpětnou vazbu k této záležitosti.
⚠️ Nejčastější chyby
- ❌ Použití příliš neformálních frází (Hope to hear from you soon; Thanks!) – vhodné jen pro neformální e-maily.
- ❌ Příliš dlouhý závěr – stačí 1–3 věty, které působí zdvořile a stručně.
- ❌ Opakování celého obsahu e-mailu – závěr je jen shrnutí nebo pozvání k další komunikaci.
5. Podpis (Sign-off)
Podpis je poslední část formálního e-mailu, která následuje po závěrečném odstavci. Obsahuje zdvořilou rozlučku (sign-off) a tvoje jméno. Nejpoužívanější jsou:
- Yours sincerely,
= S úctou (pokud známe jméno adresáta) - Yours faithfully,
= S úctou (pokud neznáme jméno adresáta)
📝 Za závěrečnou frází následuje čárka (pokud ji máme i v pozdravu), prázdný řádek, tvoje jméno a (pokud je vyžadováno) pracovní pozici:
Yours sincerely,
Lucie Dlabová
sales marketing manager
Zadání na procvičení
Úroveň C1 (CAE)
You saw this advertisement on a website for international internships:
Are you interested in gaining experience in an international company? We are offering 3-month internships in various departments, such as marketing, human resources, and finance. Applicants should be motivated, proactive and able to work in a team.
Send us an email explaining why you would be a suitable candidate and what you hope to gain from this experience.
Your task:
Write an email to the company. In your email:
- Explain why you are interested in the internship.
- Describe your qualifications and relevant experience.
- Say what you hope to gain from the internship.
Write your email in 220–260 words. Use a formal style.
Úroveň B2 (FCE)
You see this notice on your school’s noticeboard:
STUDY ABROAD PROGRAMME
Would you like to study in another country for one term?
Students can apply now for our exchange programme.
To apply, send us an email. In your email:
- Explain why you would like to study abroad.
- Say which country you would like to go to and why.
- Ask for more information about the programme.
Write an email to the school. Write your email in 140–190 words. Use a formal style.
Příkladová odpověď C1
Dear Sir or Madam,
I am writing to apply for the internship position recently advertised on your website. I am particularly interested in this opportunity as it would allow me to gain valuable experience in an international environment and develop my professional skills further. I am highly motivated to contribute positively to your company and to learn from experienced professionals in the field.
I have recently completed a degree in Business Administration at Charles University, where I focused on marketing and human resources. During my studies, I participated in several group projects, which helped me develop strong teamwork, communication, and problem-solving skills.
Additionally, I gained practical experience working as a part-time assistant in a local marketing agency. There, I was responsible for managing social media campaigns, coordinating small events, and preparing reports for clients. These experiences have enhanced my organizational abilities and taught me to work effectively under pressure.
I am particularly interested in joining the marketing department, as I wish to deepen my knowledge of international marketing strategies and digital campaigns. I am also eager to develop my adaptability and intercultural communication skills, which I believe are essential in today’s global business environment.
I would be grateful for the opportunity to further discuss my suitability for this position in an interview. Thank you very much for considering my application. I look forward to your reply.
Yours faithfully,
Lucie Dlabová
Příkladová odpověď B2
Dear Sir or Madam,
I am writing to express my interest in your study abroad programme for the next school term. I have always been fascinated by other cultures and I believe that spending a term abroad would allow me to improve my language skills, become more independent, and gain valuable international experience.
If possible, I would particularly like to study in Spain. I have been studying Spanish for three years, and I think that living and studying in a Spanish-speaking environment would help me reach a much higher level. In addition, I am very interested in Spanish history and culture, so I would love the opportunity to explore it further.
Could you please send me more detailed information about the programme? I would like to know about the application process, the costs involved, and whether accommodation is included.
Thank you for considering my application. I look forward to your reply.
Yours faithfully,
Lucie Dlabová
👉 Chceš svou angličtinu posunout na vyšší level? 🚀
Díky naší spolupráci s Evropským Vzdělávacím Centrem můžeš získat slevu na Cambridge English zkoušky (FCE, CAE a další)!
📩 Napiš nám a zjisti, jak můžeš ušetřit na cestě za svým certifikátem. 💪
